Signifikant ist, dass sich Ärzte überwiegend schlechte Schulnoten zum Thema Delegationsfähigkeit geben. 73% von 182 Ärzten, die wir zu diesem Punkt befragt haben, gaben sich die Schulnote 4. (1 = sehr gut, 5 = mangelhaft) Zwei unserer Werksstudentinnen untersuchen gerade, wie Delegationsfähigkeit mit Umsätzen und Gewinnen korrelieren. Erste Ergebnisse weisen klar darauf hin, dass je besser innerhalb der Praxis systematisch delegiert wird, desto höher auch Umsätze und Gewinne sind.
Delegationsfähigkeit als innere Ressource
Viele Kollegen haben die Einstellung: „Bevor es andere falsch machen, mache ich es gleich selbst.“ Bis dahin, dass sie die Privatrechnungen selbst schreiben oder gar die vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater selbst erledigen. Das hat zur Folge, dass viele delegierbare Aufgaben beim Chef/bei der Chefin hängenbleiben und unnötig viel Zeit und Energie verbrauchen.
Delegationsfähigkeit als äußere Ressource
Die Mitarbeiter müssen einen entsprechenden Ausbildungsstand in Organisation, Kommunikation wie auch in Medizin haben. Grundlage hierfür ist ein Fortbildungs- und Entwicklungsplan. In jeder Praxis gibt es diverse Aufgabenbereiche mit einzelnen Aufgaben. Jede Mitarbeiterin definiert nach einer klaren Struktur die einzelnen Aufgaben für jeden Bereich. Für jede Mitarbeiterin wird mit einer 4-Farb-Ampel verfolgt, wie der Ausbildungsstand im jeweiligen Bereich ist. Schwarz = noch keine Berührung, rot = ich lerne noch, gelb = ich brauche noch Hilfe, grün = kann ich. Dieser Stand wird in einem monatlichen kurzen Gespräch zwischen Chef/in und Mitarbeiterin abgeglichen. Ebenfalls wird vereinbart, in welcher Frist der nächste Entwicklungsschritt erfolgt und welche Ressourcen die Mitarbeiterin braucht, um diese Entwicklung auch umzusetzen. Hierfür brauchen die Mitarbeiterinnen wiederum entsprechende Organisationszeiten, die in einem anderen Organisationstool wieder festzulegen sind.
Überprüfung der Umsetzung durch entsprechendes Aufgabenmanagement
Nun nützen solche Festlegungen und weitere Verteilung von Aufgaben nur dann etwas, wenn sie auch konsequent umgesetzt werden – und dieses auch konsequent verfolgt wird
DocSys™ Navigation – mit Aufgabenmanagement
Auch diese Funktion findet sich in unserer neuen Controllingdatenbank wieder. Hier haben alle nicht nur einen klaren Überblick über den Erfüllungsgrad. Das System erinnert auch eigenständig an die Umsetzung der Aufgaben. Weiteres zum Thema „Planen-Steuern-Kontrollieren“ hatten wir ja in unserem letzten Newsletter dargestellt. Fall Sie den verpasst haben, lesen Sie den auf unserer Seite nochmal.
Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr JAN ACKERMANN