Personalentwicklung

Jan 8, 2018

Wie viel Personal braucht eine Praxis wirklich?

Eine wichtige Effizienzkennzahl ist der Umsatz zu geleisteten Mitarbeiterstunden. Nehmen Sie Ihren Gesamtjahresumsatz und teilen diesen durch die geleisteten nichtärztlichen Mitarbeiterstunden p.a. Wie ist Ihr Ergebnis? 50,-, 100,- oder 150,- €? Und was sagt diese Zahl aus? 50,-€ könnte ein erster Hinweis auf Ineffizienzen sein, 150,- € kann durchaus ein Hinweis auf überlastetes Personal sein. Es sei denn, Sie haben viele delegierbare Leistungen, die die Kennzahl durchaus auf über 200,- € heben kann – und es trotzdem bei genauer Messung anderer Parameter Effizienzpotentiale auch bei dieser Kennzahl gibt. Wir sehen, dass es zur Beurteilung noch weiterer Informationen bedarf.

Berechnung notwendiger Mitarbeiterstunden

„Lebenssteuerungstool“ einer jeden Praxis ist der Metaplan, wie wir ihn nennen. Dieser setzt auf der Metaebene die Inhalte des Praxisunternehmens-konzeptes (siehe auch JA Newsletter Januar 17) in messbare Ziele um. Wie sind z.B. Ihre Zielarbeitszeiten und Ihre Zielumsätze? Wie viel Zeit verbringen Sie in den Bereichen EBM- und GOÄ Sprechstunden, im OP und sonstige umsatzrelevanten Stunden und – existenziell wichtig –  wie viel Zeit für Praxisführung (Organisation inkl. Mitarbeiterführung, Strategie)? Aus den umsatzrelevanten Zeiten lassen sich die Jahresumsätze planen (Grundlage Umsatz/Stunde im jeweiligen Bereich EBM, GOÄ, OP etc.) und im Jahresverlauf überprüfen. Aus diesen Vorgaben und weiteren Inhalten lassen sich dann die hierfür erforderlichen Ressourcen – für unser heutiges Thema Personal – planen und berechnen.

Urlaubs-, Krankheits- und Organisationszeiten berücksichtigt?

Die Erfahrung zeigt, dass erstens meistens gar nicht kalkuliert wird und zweitens zumeist Urlaubs- und Krankheitszeiten nicht berücksichtigt werden. Zumeist auch nicht erforderliche Organisationszeiten der Mitarbeiter. Setzen wir einmal normale Krankenstände voraus, müssen auf die vertraglich vereinbarten Zeiten nochmals ca. 15% hinzugerechnet werden. Wenn Sie also drei Vollzeitkräfte mit jeweils 1.500 Stunden p.a., also 4.500 gesamt, lt. Plan gerechnet haben, sind diesen dann nochmals 675 Stunden hinzuzurechnen, also Personalbedarf tatsächlich 5.175 Jahresstunden.

Abgesehen von sonstigen organisatorischen Mängeln (Abläufe, Prozesse, fehlende Verantwortlichkeiten etc.) kommt es dann durch rechnerische und tatsächliche Unterbesetzung zu Hektik, Stress und erhöhtem Krankenstand. Auch zu Fehlern, weil viele Aufgaben „zwischendurch“ gemacht werden.

Professionelle Personalführung – gut gebautes Haus

Das wichtigste Gut einer jeden Praxis ist ein gut geführtes Personal. Stellen wir uns einmal ein Haus vor mit Bodenplatte und zwei Säulen, auf denen das Dach ruht. Die Dachziegel sind die vielen Einzelmaßnahmen wie z.B. Gesprächsschulungen, Organisationstools zur Verkürzung der Wartezeiten, QM etc. Hieran arbeiten fast alle. Die anderen Teile des Hauses finden jedoch viel zu wenig bis gar keine Berücksichtigung. Eine Säule ist die „Förderungssäule“. Hier werden Führungstools erarbeitet, die allen Beteiligten eine Struktur geben, wie z.B. o.g. Metaplan, Verteilung von Funktionen und Verantwortlichkeiten etc. Die andere Säule ist die „Forderungssäule“. Hier wird anhand von Tools geplant und kontrolliert, in welcher Qualität welche Mitarbeiter bis wann welche Aufgaben in welchen Aufgabenbereichen erfüllen sollen. Und diese Säulen stehen wiederum auf der Bodenplatte. Dort werden die Führungswerte miteinander entwickelt und vereinbart. Das ist ein weiteres, sehr umfassendes Thema.

Informieren Sie sich über unsere nächsten Personalworkshops und kommen Sie am besten mit Ihrer Praxismanagerin!

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr JAN ACKERMANN